In kurzer und knapper Antwort reagierte Bürgermeister Köllmer auf die Anfragen von Stadtratsmitglied Martina Lang, in Bezug auf die Einführung des Ratsinformationssystems in Arnstadt. Wie der aktuelle Stand und wann das Ratsinformationssystem zum Einsatz kommen könne, wollte Frau Lang wissen. Die Realisierung sei durch die Abteilung Hauptverwaltung am 16. September 2010 beauftragt worden und nach heutigem Kenntnisstand stehe das Ratsinformationssystem spätestens im Januar 2011 zur Verfügung, so die Antwort aus dem Rathaus.
Was genau verbirgt sich allerdings hinter dem sprachlich voluminösen Begriff?
Ein Ratsinformationssystem ist nichts geringeres, als ein EDV-gestütztes Informations- und Dokumentenmanagementsystem in Gemeinden mit dem Ziel die demokratischen Strukturen und Verfahren nachvollziehbar darzustellen.
Im deutschsprachigen Raum existieren etwa 15 konkurrierende Systeme die mehr und mehr vollständig alle mit der Arbeit der politischen Organe der Gemeinde zusammenhängenden Aufgaben bis tief hinein in die Verwaltungsabläufe erfüllen. Zentrale Funktion ist die Organisation des Sitzungsdienstes: also Führung des Sitzungskalender, Aufstellung der Tagesordnung, Versand der Einladung und Veröffentlichung, Vorbereitung der Sitzung, Sitzungsabwicklung und die Protokollerstellung.
Ziel ist es mit der Unterstützung der EDV schneller, transparenter und kostengünstiger Verwaltungsabläufe und Informationsweitergabe abzubilden. Die bisherigen Wege der Mitzeichnung, Korrektur, Unterzeichnung, Genehmigung und anderer Verfahrensschritte müssen deshalb durch ein fälschungssicheres Verfahren ersetzt werden. Es ist daher eine besondere Herausforderung die Bearbeitungsschritte eines Vorgangs zu dokumentieren, Unterschriften von Mitarbeitern oder Mandatsträgern in fälschungssicherer Form zu belegen und die unterschiedlichen Bearbeitungszustände festzuhalten. Insbesondere gilt es die rechtlichen Vorgaben einzuhalten und dort wo diese (noch) nicht existieren, funktionierende Standards zu finden.
Eine weitere Aufgabe ist die eigentliche Ratsinformation, also das zur Verfügung stellen der Informationen, die die Mitglieder des Stadtrates und der Ausschüsse für ihre politische Arbeit brauchen. Da viele dieser Informationen dem Datenschutz oder der Verschwiegenheit unterliegen, sind die Zugänge für Ratsmitglieder besonders sicherheitsrelevant und bedürfen einer Absicherung gegen unberechtigten Zugang.
Der dritte große Baustein betrifft das Feld der sog. Bürgerinformation. Das besondere ist, dass diese Angaben im wesentlichen vollständig aus den im System vorhandenen Daten generiert und umgehend der Bevölkerung über das Internet zur Information zur Verfügung gestellt werden können. Ein und dieselbe Information kann also entweder nur der Verwaltung zur Verfügung stehen, der Verwaltung und den Mandatsträgern oder Verwaltung, Mandatsträger und Bürger. Damit werden Verwaltungsverfahren stark vereinfacht.
Zu den angebotenen Informationen für Bürger gehören regelmäßig der Sitzungskalender, die Sitzungsvorlagen (so sie öffentlich beschlossen werden) und die Sitzungsprotokolle. Über eine umfassende Recherchefunktion kann der Bürger sich zu allen Belangen und deren Realisierungsstand informieren. Sowohl der politische Mandatsträger als auch der Bürger bekommen damit ein Mittel an die Hand, welches ihm erlaubt, nachzuvollziehen wieweit beschlossenen Projekte umgesetzt wurden und wo Handlungsbedarf besteht. So kann der Stadtrat die Verwaltung besser kontrollieren und der Wähler kann kontrollieren ob die Politik ihrem Wahlversprechen nachkommt.